Skrzynka

Skrzynka zbiera w jednym miejscu wszystko, co pisze pacjent: zapytania z formularzy na stronie placówki, SMS-y, e-maile, a jeśli placówka je podłączyła, także WhatsApp i Instagram. Recepcja odpowiada stąd tym samym kanałem, którym napisał pacjent, i od razu widzi jego historię i wizyty. Skrzynkę włączamy placówce na życzenie; do tego czasu zapytania są w zakładce Zapytania.

Jak wygląda

Na komputerze Skrzynka ma trzy kolumny: po lewej lista pacjentów, w środku wybrany pacjent, po prawej jego karta. Na węższym ekranie karta otwiera się z boku jako panel, a na telefonie najpierw widać listę, a po dotknięciu pacjenta jego rozmowę; strzałka wstecz wraca do listy.

Lista ma jeden wiersz na pacjenta: imię, ostatnią wiadomość, kanał, etap i liczbę nieprzeczytanych wiadomości. Na górze są filtry:

• Do obsłużenia: nowe zapytania, próby kontaktu i prośby o oddzwonienie. Ten filtr otwiera się domyślnie, kiedy coś czeka.
• Umówione, Po wizycie, Zamknięte i Wszystkie: według etapu pacjenta.
• Nieprzeczytane: pacjenci, którzy odpisali, a nikt jeszcze nie otworzył rozmowy.
• Moje: pacjenci przypisani do Ciebie.

Wyszukiwarka nad listą znajduje pacjenta po imieniu, telefonie albo e-mailu. Na komputerze listę obsłużysz klawiaturą: strzałki w górę i w dół wybierają pacjenta, Enter go otwiera, Esc wraca do listy.

Pacjent

Wybrany pacjent ma trzy zakładki:

• Rozmowa: zapytanie z formularza i wszystkie wiadomości w kolejności, z kanałem, godziną i stanem wysyłki (wysłano, dostarczono, błąd wysyłki z powodem). Nieodebrane połączenia i SMS po nich też są tutaj, jeśli placówka korzysta z usługi Nieodebrane połączenia.
• Historia: notatki i każda zmiana: etap, oddzwonienia, telefony, przypomnienia.
• Wizyty: wizyty pacjenta w kalendarzu placówki.

Gdy pacjent ma nieprzeczytane wiadomości, Skrzynka otwiera od razu zakładkę Rozmowa. Otwarcie rozmowy oznacza ją jako przeczytaną.

Karta po prawej pokazuje kontakt i etap, zgody na kanały (z możliwością wypisania pacjenta z kanału, z powodem zapisanym w historii) oraz wizyty i rozmowy. Sekcje karty możesz zwinąć; ten wybór zostaje w Twojej przeglądarce.

Odpowiadanie

Pod rozmową jest pole odpowiedzi. Wybierasz kanał (SMS, e-mail, WhatsApp, Instagram: tylko te, którymi da się teraz odpowiedzieć temu pacjentowi), piszesz i wysyłasz. Kanał, którym odpowiedzieć się nie da, jest opisany pod polem razem z powodem, np. brak numeru pacjenta albo wypis z kanału.

Szybkie odpowiedzi to gotowe teksty placówki: znak / w pustym polu otwiera listę. W tekście możesz użyć pól {imie}, {klinika}, {adres}, {telefon} i {rezerwacja}; puste pole znika ze zdania bez śladu. Na start placówka dostaje pięć szablonów, które może zmienić albo usunąć w Ustawienia → Kanały. Przycisk Wstaw termin wpisuje najbliższe wolne terminy zabiegu, o który pytał pacjent.

Jeśli tekst brzmi jak reklama (np. „promocja”, „rabat”), Skrzynka pyta przed wysłaniem. Odpowiedź na pytanie pacjenta jest w porządku, reklama usług medycznych już nie.

SMS: co jest potrzebne

SMS-y wychodzą z konta SMSAPI placówki: token wpisujesz w Ustawienia → Powiadomienia. Żeby pacjent mógł odpisać, w Ustawienia → Kanały konfigurujesz Odbiór SMS (jedno kliknięcie, gdy token jest wpisany); wtedy odpowiedź pacjenta trafia do jego rozmowy w Skrzynce. Bez tego SMS wyjdzie, ale odpowiedź pacjenta do nas nie dotrze.

Żeby nic nie umknęło

• Skrzynka odświeża się sama: nowa wiadomość pojawia się w otwartej rozmowie i na liście bez przeładowania strony, a tekst, który właśnie piszesz, zostaje w polu.
• Gdy pacjent odpisał, a wiadomość leży nieprzeczytana dłużej niż ustawiona liczba minut, recepcja dostaje e-mail. Liczbę minut ustawiasz w Ustawienia → Powiadomienia; 0 wyłącza te e-maile. Wysyłamy je tylko między 8:00 a 20:00.
• Pasek na dole panelu pokazuje stan każdego kanału: działa, nieustawiony albo awaria (np. nieudane wysyłki w ostatniej dobie albo wygasłe połączenie z WhatsApp). Każda pozycja prowadzi do ustawień, które to naprawiają. Na telefonie awarię sygnalizuje czerwona kropka w górnym pasku.

Czat na stronie

Jeśli placówka ma czat, włącza go w Strona przełącznikiem Pokaż czat na stronie. W rogu każdej podstrony pojawia się okienko „Napisz do nas”: pacjent podaje imię, telefon albo e-mail i pytanie oraz zgadza się na kontakt w tej sprawie. Rozmowa trafia do Skrzynki jak każde zapytanie, a odpowiedź na kanale Czat na stronie pacjent widzi w okienku bez odświeżania strony. Poza godzinami pracy okienko mówi, kiedy recepcja odpowie; możesz wtedy odpowiedzieć SMS-em albo e-mailem na dane, które pacjent zostawił.

Zamykanie

Rozmowa nie ma osobnego przycisku zamknięcia: o tym, gdzie jest pacjent, decyduje jego etap. Ustaw go w karcie pacjenta (pole z etapem w sekcji Kontakt i etap). Umówiony pacjent przechodzi do Umówione, a pacjent, który zrezygnował albo nie odbiera, do Zamknięte. Jeśli później znowu napisze, jego wiadomość będzie w Nieprzeczytane.

Asystent AI

Placówka może włączyć pomoc asystenta AI w Skrzynce. Każdą z tych funkcji włączamy osobno:

• Etykieta zapytania: czego chce pacjent (termin, cena, informacja, pytanie medyczne, zmiana wizyty, skarga, spam) i czy sprawa jest pilna. Etykietę możesz poprawić jednym kliknięciem; filtr Chce termin zbiera pacjentów, którzy pytają o wizytę.
• Podsumowanie rozmowy w karcie pacjenta: kilka zdań i proponowany następny krok.
• Szkic odpowiedzi: asystent przygotowuje tekst w polu odpowiedzi na podstawie danych placówki. Szkic nigdy nie wysyła się sam; czytasz, poprawiasz i wysyłasz. Szkic z ceną, godziną albo telefonem, których nie ma w danych placówki, odrzucamy i go nie pokazujemy.
• Rezerwacja z rozmowy: gdy pacjent odpowie na zaproponowane terminy (np. „ten drugi” albo „piątek o 10”), Skrzynka pokaże „Pacjent wybrał …” i przycisk Zarezerwuj.