Serwis pozyskajpacjenta.pl
Regulamin świadczenia usług
Obowiązuje od 12 lipca 2026 r. · data ostatniej aktualizacji: 12 lipca 2026 r.
§ 1. Postanowienia ogólne i definicje
- Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach serwisu internetowego dostępnego pod adresem pozyskajpacjenta.pl oraz powiązanego z nim panelu administracyjnego (dalej łącznie: „Serwis”).
- Usługodawcą i operatorem Serwisu jest h2m spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, NIP 5252680451 (dalej: „Usługodawca”).
- Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące definicje: „Klient” — przedsiębiorca prowadzący placówkę medyczną lub weterynaryjną, który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Serwisu; „Konto” — indywidualne konto Klienta w Serwisie, umożliwiające korzystanie z jego funkcji; „Panel” — panel administracyjny Serwisu służący do zarządzania treścią, wyglądem i ustawieniami; „Strona Placówki” — serwis internetowy placówki Klienta prowadzony w ramach Serwisu na wskazanej przez Klienta domenie; „Cennik” — informacja o wysokości opłat za korzystanie z Serwisu, dostępna w Serwisie; „Okres rozliczeniowy” — miesięczny okres, za który pobierany jest abonament.
- Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców. Klient oświadcza, że zawiera umowę w bezpośrednim związku ze swoją działalnością gospodarczą lub zawodową i że umowa ma dla niego charakter zawodowy, wynikający w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez niego działalności gospodarczej (usługa B2B). Jeżeli mimo to Klientowi przysługuje ochrona przewidziana dla przedsiębiorcy na prawach konsumenta, postanowienia Regulaminu nie wyłączają uprawnień przysługujących mu bezwzględnie na mocy przepisów prawa, a postanowienia, które stanowiłyby niedozwolone postanowienia umowne, nie wiążą go w tym zakresie.
- Kontakt z Usługodawcą we wszystkich sprawach dotyczących Serwisu jest możliwy pod adresem e‑mail kontakt@pozyskajpacjenta.pl.
§ 2. Zakres usługi
- W ramach Serwisu Usługodawca świadczy na rzecz Klienta usługę obejmującą w szczególności: prowadzenie i utrzymanie Strony Placówki na wskazanej przez Klienta domenie, system rezerwacji online, system CRM do obsługi zapytań pacjentów, skrzynkę komunikacji z pacjentami, automatyzacje komunikacji e‑mail i SMS (wysyłka SMS z wykorzystaniem konta Klienta u operatora usług SMS) oraz Panel administracyjny.
- Szczegółowy, aktualny zakres funkcji Serwisu jest opisany w Serwisie. Usługodawca może rozwijać i zmieniać funkcje Serwisu, o ile nie prowadzi to do istotnego ograniczenia zakresu usługi opłaconej przez Klienta.
- Serwis nie jest systemem dokumentacji medycznej (EDM) ani wyrobem medycznym i nie służy do prowadzenia, przetwarzania ani przechowywania dokumentacji medycznej w rozumieniu przepisów o prawach pacjenta i o działalności leczniczej. Klient zobowiązuje się nie wprowadzać do Serwisu dokumentacji medycznej. Serwis może przetwarzać w imieniu Klienta informacje o stanie zdrowia zawarte w treści zapytania pacjenta lub wynikające z przedmiotu rezerwacji (np. rodzaju zabiegu) — wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zapytania lub rezerwacji.
- Do korzystania z Serwisu niezbędne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja powszechnie używanej przeglądarki internetowej z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie oraz aktywny adres e‑mail.
§ 3. Konto i zawarcie umowy
- Korzystanie z Serwisu wymaga posiadania Konta. Konto zakładane jest poprzez rejestrację w Serwisie albo poprzez przyjęcie zaproszenia przesłanego przez Usługodawcę.
- Umowa o prowadzenie Konta zostaje zawarta na czas nieoznaczony z chwilą aktywacji Konta. Świadczenie usługi płatnej i bieg Okresów rozliczeniowych rozpoczynają się z chwilą aktywacji abonamentu w Panelu. Usługodawca może nieodpłatnie udostępniać wybrane funkcje Serwisu w celach demonstracyjnych.
- Klient jest zobowiązany podać przy rejestracji prawdziwe i kompletne dane oraz niezwłocznie aktualizować je w razie zmiany.
- Klient może upoważnić do korzystania z Konta osoby działające w jego imieniu (np. personel recepcji). Za działania i zaniechania tych osób Klient odpowiada jak za działania własne.
§ 4. Płatności
- Korzystanie z pełnej funkcjonalności Serwisu jest odpłatne. Klient uiszcza abonament miesięczny w wysokości określonej w Cenniku dostępnym w Serwisie.
- Abonament jest płatny z góry za każdy Okres rozliczeniowy, za pośrednictwem zewnętrznego operatora płatności; Usługodawca nie przechowuje pełnych danych instrumentów płatniczych Klienta.
- Usługodawca wystawia faktury VAT i doręcza je drogą elektroniczną, na co Klient wyraża zgodę.
- Usługodawca nie pobiera prowizji od wizyt umówionych ani odbytych za pośrednictwem Serwisu.
- Zmiana wysokości abonamentu określonej w Cenniku nie dotyczy Okresów rozliczeniowych już opłaconych; o zmianie Usługodawca informuje Klienta z wyprzedzeniem na zasadach opisanych w § 11, a zmiana obowiązuje od kolejnego Okresu rozliczeniowego.
- W razie braku zapłaty abonamentu mimo wezwania i wyznaczenia dodatkowego terminu Usługodawca może zawiesić świadczenie usługi do czasu uregulowania zaległości.
§ 5. Obowiązki Klienta
- Klient odpowiada za zgodność z prawem treści publikowanych na Stronie Placówki, w tym za zgodność z przepisami ograniczającymi reklamę podmiotów wykonujących działalność leczniczą oraz z przepisami o reklamie wyrobów medycznych i usług medycznych.
- Klient oświadcza, że dysponuje prawami do materiałów (tekstów, zdjęć, logotypów i innych utworów) zamieszczanych w Serwisie, w zakresie niezbędnym do ich publikacji na Stronie Placówki.
- Klient odpowiada za poprawność i aktualność danych placówki prezentowanych na Stronie Placówki, w tym danych kontaktowych, zakresu usług i godzin przyjęć.
- Klient jest zobowiązany do zabezpieczenia dostępu do Konta, w szczególności do zachowania poufności danych logowania oraz do niezwłocznego poinformowania Usługodawcy o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu.
- Zakazane jest dostarczanie przez Klienta treści o charakterze bezprawnym oraz korzystanie z Serwisu w sposób zakłócający jego działanie lub naruszający prawa osób trzecich.
§ 6. Dane osobowe pacjentów
- Administratorem danych osobowych pacjentów (a w przypadku placówek weterynaryjnych — opiekunów zwierząt) pozyskiwanych za pośrednictwem Strony Placówki (w szczególności poprzez formularze kontaktowe i skrzynkę komunikacji) jest Klient.
- Usługodawca przetwarza dane osobowe pacjentów wyłącznie w imieniu i na udokumentowane polecenie Klienta, w zakresie niezbędnym do działania Serwisu, jako podmiot przetwarzający w rozumieniu RODO. Zasady powierzenia przetwarzania określa § 10 Regulaminu.
- Zakres danych pacjentów przetwarzanych w Serwisie jest ograniczony do minimum kontaktowego: imienia, danych kontaktowych oraz treści zapytania. Treść zapytania lub przedmiot rezerwacji mogą zawierać informacje o stanie zdrowia — Usługodawca przetwarza je wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zapytania lub rezerwacji (§ 2 ust. 3). Serwis nie służy do prowadzenia ani przechowywania dokumentacji medycznej.
§ 7. Odpowiedzialność
- Usługodawca świadczy usługę z należytą starannością wymaganą od profesjonalisty.
- Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności Serwisu. Usługodawca może prowadzić prace serwisowe i aktualizacje; o planowanych pracach istotnie ograniczających dostępność informuje Klienta z wyprzedzeniem, gdy jest to możliwe.
- Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu utraconych korzyści jest wyłączona.
- Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta ze wszystkich tytułów związanych z umową jest ograniczona do sumy opłat zapłaconych przez Klienta w okresie ostatnich 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę.
- Ograniczenia odpowiedzialności przewidziane w Regulaminie nie mają zastosowania do szkód wyrządzonych przez Usługodawcę umyślnie.
- Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w zakresie spowodowanym siłą wyższą, tj. zdarzeniem zewnętrznym, niemożliwym do przewidzenia i zapobieżenia.
§ 8. Reklamacje
- Reklamacje dotyczące działania Serwisu można składać na adres e‑mail kontakt@pozyskajpacjenta.pl.
- Reklamacja powinna zawierać dane pozwalające zidentyfikować Klienta, opis problemu oraz — w miarę możliwości — datę i okoliczności jego wystąpienia.
- Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie do 14 dni od dnia jej otrzymania i przekazuje odpowiedź na adres e‑mail, z którego reklamacja została wysłana, chyba że Klient wskaże inny adres.
§ 9. Okres obowiązywania i rozwiązanie umowy
- Umowa jest zawarta na czas nieoznaczony.
- Każda ze stron może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego. Oświadczenie o wypowiedzeniu wymaga co najmniej formy dokumentowej (np. wiadomości e‑mail).
- Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta, w szczególności publikowania treści bezprawnych lub korzystania z Serwisu niezgodnie z § 2 ust. 3, po uprzednim wezwaniu do zaniechania naruszeń, jeżeli wezwanie okazało się bezskuteczne.
- Po rozwiązaniu umowy eksport danych zgromadzonych przez Klienta w Serwisie, w tym bazy zapytań (leadów) i pacjentów, jest dostępny na żądanie Klienta przez 30 dni od dnia rozwiązania umowy. Po upływie tego terminu dane są usuwane lub anonimizowane zgodnie z Polityką prywatności, z zastrzeżeniem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.
§ 10. Powierzenie przetwarzania danych osobowych
- Z chwilą zawarcia umowy Klient — jako administrator danych osobowych pacjentów (a w przypadku placówek weterynaryjnych — opiekunów zwierząt) — powierza Usługodawcy ich przetwarzanie na zasadach określonych w niniejszym paragrafie (art. 28 RODO). Powierzenie obowiązuje przez czas trwania umowy.
- Charakterem i celem przetwarzania jest obsługa zapytań pacjentów w Serwisie: przyjmowanie i obsługa zapytań oraz rezerwacji, komunikacja z pacjentami i prowadzenie ich bazy w ramach funkcji Serwisu.
- Powierzenie obejmuje dane w zakresie opisanym w § 6 ust. 3: imię, dane kontaktowe oraz treść zapytania; treść zapytania lub przedmiot rezerwacji mogą zawierać informacje o stanie zdrowia (§ 2 ust. 3). Kategorie osób, których dane dotyczą: pacjenci placówki Klienta, a w przypadku placówek weterynaryjnych — opiekunowie zwierząt.
- Usługodawca: przetwarza powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta — za które uważa się Regulamin oraz dyspozycje wydawane przez Klienta w Panelu lub w formie dokumentowej; zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania poufności; stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą; pomaga Klientowi w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO oraz w realizacji praw osób, których dane dotyczą; po zakończeniu umowy zwraca lub usuwa powierzone dane zgodnie z § 9 ust. 4.
- Klient wyraża ogólną zgodę na podpowierzenie przetwarzania kategoriom dostawców wskazanym w Polityce prywatności. Usługodawca informuje Klienta o zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia takich dostawców, umożliwiając wyrażenie sprzeciwu, a na dalsze podmioty przetwarzające nakłada obowiązki ochrony danych nie mniejsze niż wynikające z niniejszego paragrafu.
- Usługodawca udostępnia Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz — na uzasadnione żądanie Klienta — umożliwia przeprowadzenie audytu, w tym inspekcji, w uzgodnionym z wyprzedzeniem terminie i w sposób nienaruszający ochrony danych innych klientów Usługodawcy.
§ 11. Postanowienia końcowe
- Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub zasad świadczenia usługi albo ze względów bezpieczeństwa.
- O zmianie Regulaminu lub Cennika Usługodawca informuje Klienta z co najmniej 14‑dniowym wyprzedzeniem, przesyłając informację na adres e‑mail przypisany do Konta lub udostępniając ją w Panelu. Jeżeli Klient nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed dniem ich wejścia w życie; zmiany nie działają wstecz.
- Prawem właściwym dla umowy jest prawo polskie.
- Sądem właściwym do rozstrzygania sporów wynikających z umowy jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
- Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
- Regulamin obowiązuje od dnia 12 lipca 2026 r.