Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem serwisu pozyskajpacjenta.pl (dalej: „Serwis”) jest h2m spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, NIP 5252680451 (dalej: „Usługodawca”).

Usługodawca jest administratorem danych osób korzystających z kont w Serwisie (użytkowników panelu administracyjnego), danych niezbędnych do zawarcia umowy i rozliczeń oraz danych osób kierujących zapytania bezpośrednio do Serwisu, na przykład na adres kontaktowy kontakt@pozyskajpacjenta.pl.

Odrębną kategorią są dane pacjentów (a w przypadku placówek weterynaryjnych — opiekunów zwierząt) pozyskiwane za pośrednictwem stron internetowych placówek prowadzonych w ramach Serwisu — w szczególności poprzez formularze kontaktowe i skrzynkę komunikacji. Administratorem tych danych jest placówka, której strona dotyczy. Usługodawca przetwarza je wyłącznie w imieniu i na udokumentowane polecenie placówki, jako podmiot przetwarzający, na podstawie postanowień Regulaminu o powierzeniu przetwarzania (§ 10 Regulaminu).

Zakres danych pacjentów przetwarzanych w Serwisie jest celowo ograniczony do minimum kontaktowego: imienia, danych kontaktowych (np. numeru telefonu, adresu e‑mail) oraz treści zapytania. Treść zapytania lub przedmiot rezerwacji (np. rodzaj zabiegu) mogą zawierać informacje o stanie zdrowia — Usługodawca przetwarza je wyłącznie w imieniu placówki, w zakresie niezbędnym do obsługi zapytania lub rezerwacji. Serwis nie służy do prowadzenia ani przechowywania dokumentacji medycznej i nie jest systemem dokumentacji medycznej (EDM).

W sprawach dotyczących danych pacjentów — w tym realizacji praw osób, których dane dotyczą — właściwym adresatem żądań jest placówka jako administrator. Usługodawca wspiera placówkę w realizacji tych żądań w zakresie wynikającym z postanowień Regulaminu o powierzeniu przetwarzania, a żądania otrzymane bezpośrednio niezwłocznie przekazuje placówce.

Usługodawca przetwarza dane osobowe w następujących celach:

Konto i logowanie — dane identyfikacyjne i kontaktowe użytkowników panelu (np. imię i nazwisko, adres e‑mail, numer telefonu) w celu założenia i obsługi konta, uwierzytelniania oraz komunikacji związanej ze świadczeniem usługi.

Rozliczenia — dane niezbędne do zawarcia umowy, wystawiania faktur oraz obsługi płatności realizowanych za pośrednictwem zewnętrznego operatora płatności.

Obsługa zapytań — dane osób kontaktujących się z Serwisem, w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia dalszej korespondencji. Przy zgłoszeniu zapisujemy też, skąd przyszło: parametry kampanii z adresu strony (utm) i identyfikator kliknięcia reklamy Google lub Meta (gclid, fbclid), jeśli adres formularza go zawierał, kod z listu oraz adres strony placówki, jeśli został podany.

Statystyka odwiedzin — liczymy wejścia na wybrane strony Serwisu (strona główna, cennik, strony dla specjalizacji, formularz prezentacji) i zgłoszenia, w podziale na dzień, stronę, parametry kampanii (utm) i kod z listu. Liczniki są zbiorcze: nie zapisujemy przy nich adresu IP, danych przeglądarki ani żadnego identyfikatora osoby i nie używamy do tego plików cookie.

Bezpieczeństwo i logi techniczne — dane techniczne (np. adres IP, znaczniki czasu, identyfikatory sesji) w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, diagnozowania błędów i zapobiegania nadużyciom.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta i świadczenia usługi.

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędność przetwarzania do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na jej żądanie przed zawarciem umowy (założenie i obsługa konta, świadczenie usługi, obsługa zapytań poprzedzających zawarcie umowy).

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (w szczególności obowiązki podatkowe i rachunkowe związane z rozliczeniami).

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz prowadzenie bieżącej komunikacji.

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Usługodawcy, w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi: dostawcom infrastruktury serwerowej oraz dostawcom usług komunikacji e‑mail i SMS. Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z Usługodawcą i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami. Operator płatności przetwarza dane związane z transakcjami jako samodzielny administrator, w zakresie niezbędnym do obsługi płatności i wykonania własnych obowiązków prawnych.

Jeżeli przetwarzanie wiąże się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się ono z zastosowaniem zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Dane mogą być również udostępniane organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Dane związane z kontem są przechowywane przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu — przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane rozliczeniowe, w tym faktury, są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Logi techniczne są przechowywane krótkoterminowo, przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki, po czym są usuwane lub anonimizowane.

Dane pacjentów przetwarzane w imieniu placówek są przechowywane zgodnie z poleceniami placówki i postanowieniami Regulaminu o powierzeniu przetwarzania (§ 10 Regulaminu). Po rozwiązaniu umowy z placówką eksport danych zgromadzonych w Serwisie, w tym bazy zapytań i pacjentów, jest dostępny na jej żądanie przez 30 dni, po czym dane są usuwane lub anonimizowane.

Każdej osobie, której dane Usługodawca przetwarza jako administrator, przysługują prawa: dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz przenoszenia danych — w zakresie i na warunkach określonych w RODO.

Każdej osobie przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Usługodawca nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne.

W przypadku danych pacjentów, których administratorem jest placówka, żądania dotyczące tych danych należy kierować do placówki; Usługodawca przekazuje placówce żądania otrzymane bezpośrednio i wspiera ją w ich realizacji.

Serwis wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookie, służące do logowania i utrzymania sesji w panelu administracyjnym. Na stronach Serwisu nie są stosowane pliki cookie marketingowe ani analityczne; statystykę odwiedzin prowadzimy bez plików cookie (zob. „Zakres i cele przetwarzania”).

Strony internetowe placówek prowadzone w ramach Serwisu mogą stosować własne narzędzia skonfigurowane przez placówkę. Za te narzędzia oraz za związane z nimi obowiązki informacyjne odpowiada placówka jako administrator. Strony placówek korzystają również z dostarczanych przez Usługodawcę mechanizmów technicznych: weryfikacji antyspamowej formularzy oraz zapisania w pamięci przeglądarki informacji o źródle wejścia (np. identyfikatorów kampanii reklamowych), przetwarzanych w imieniu placówki w celu obsługi zapytań i raportowania źródeł.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych, w tym w celu realizacji przysługujących praw, można kontaktować się z Usługodawcą pod adresem e‑mail kontakt@pozyskajpacjenta.pl.